казус: как по-добре да познаваме бизнеса си?

Фирмата има проблем с познаване на ситуацията, в която се намира. От гледна точка на информация, която може да се добие от служителите. Основната и дейност е дистрибуция и търговия.
Според мен два проблема са

• адекватен инструмент за събиране на информацията
• мотивиране на служителите да събират информацията, защото има съпротива срещу това

От набързо направено проучване установих, че най-удачния вариант за софтуерно решение е база данни с уеб интерфейс. База данни, защото позволява в най-голяма степен приспособяването към нуждите на фирмата, докато готовите решения са създадени за определени случаи, които не са адекватни на специфичните нужди на една малка компания. С уеб интерфейс, защото така събраната информация не е притежание само на търговеца служител и има възможност за достъп от другите служители, което може да доведе до взаимно учене, помощ и адекватно познаване на ситуацията, в която е компанията.

Софтуерния инструмент - база данни 
Целта при дизайна на формуляра на базата данни според мен трябва да се придържа към два принципа

• да е съставен възможно най-просто с най-важната информация. Това улеснява въвеждането и концентрирането върху важните неща. Освен това сложните и подробни формуляри ограничават въвежданата информация.
• категориите, полетата, които указват каква информация да се въведе трябва да са под формата на въпроси. Прости, важни и ясни въпроси. Това улеснява въвеждащия информацията и му помага да не ограничава доклада си до това, което мисли, че се очаква от него, а да напише и това, което важно според него.

Примерните области, в които да се събира информация според мен са 3.

1. Настоящи и потенциални клиенти. В тази област се събират факти за клиентите (контакти, вид на бизнеса и др) и тяхна оценка от значение за продажбата. Тази област включва и проучване на начини за намиране на нови клиенти или чрез информация от настоящите или чрез проучване на публично наличната информация.
2. KPI (Key Performance Indicators) или ключови показатели за дейността. Тези показатели са свързани с работата на служителите, а не с клиентите. Те са важни за развитието и ефективността на фирмата. Например това може да е изминати километри до клиенти, редовност на плащанията, продадени стоки. Тези показатели са субективни в зависимост са от ситуацията на бизнеса и целите му. Ключовото при тях е, че са важни за доброто функциониране на бизнеса.
3. Потенциал за развитие и опасности от загуби, може още да се нарече и анализ на ситуацията. Тази област има повече свобода служителя в нея той изразява своето виждане за ситуацията, в която се намира работата му.

Предложението за формулярите звучат сложно. Но изпълнението им не е нужно да е такова. Просто питането за информацията трябва да се направи по прост и разбираем начин, което изисква влагане на повече мисъл да се намали сложността.

Мотивиране на служителите да събират информацията
По този въпрос не съм мисли много. Това е често срещан проблем. Служителите не смятат, че трябва да се занимават с както биха го нарекли бюрократщина, която им пречи да изпълняват непосредствените им задължения. Както и да го възприемат повечето го намират за безсмислено, а понякога наистина е така. Моето предложение е да се задължат, когато е възможно един част от работния ден да попълват формуляра. Информацията, освен фактическата не трябва да ги задължава да дадат верния отговор, защото в случая става въпрос за лична преценка и тя е важната, защото те са тези, които познават най-добре това, което вършат.

Имам усещането, че groupware софтуер също би бил полезен в този казус и вероятно ще проуча как и ще обновя записа. Смятам  полезен groupware, заради дейностите, които стимулира, а не защото така се прави.
Не смятам този анализ на казуса, за най-доброто, което мога да направя, но за 30 минути мислене толкова ми дойде. Казуса не е обяснен добре, но ако имате критики или предложения са добре дошли.